Бизнес-кейс. Глава 9

Глава 9.
Промежуточные отчеты

9.1. Введение

Эта глава рассказывает о проведении промежуточных проверок в течение жизненного цикла проекта. Проверки помогают убедиться в том, что решение по финансированию остается в силе, и что все затраты и выгоды являются результатом того, что решения понятно, контролируемо и реализуемо. Анализ финансирования проекта, содержащийся в БК, определяет главные цели реализации проекта и служит стандартом измерений перспектив проекта для обеспечения успеха во время проверки.

9.2. Типы проверок

Могут проводиться следующие типы проверок:

	Независимые проверки. Такие проверки проводятся независимой стороной по самым значимым пунктам для определения изменений в окружающей среде, перерасхода времени, затратных целей или других проблем. Финансирование должно также проводиться отдельно от внеплановых независимых проверок, когда бы ни появились значительные изменения в проектной среде или серьезное вмешательство в проект.
	Внутренние равные проверки. В компаниях, занимающихся несколькими проектами одновременно, есть несколько менеджеров проектов и других менеджеров, в ведение которых - развитие систем, поддержка и операционные группы. Этот состав может быть привлечен к проведению периодических равных проектных проверок. Такие полуформальные проверки позволяют менеджеру проекта представлять и развивать данные для обсуждения итогов испытаний и для того, чтобы определить результаты. Объект равных проверок служит группе для проверки того, что проект развивается правильно, для предоставления профессионального совета, решения и помощи менеджеру проекта. В таком случае многогранные навыки и опыт этих менеджеров соответствуют проекту.
	Внешние равные отчеты. Компании могут также привлекать подобных специалистов из других компаний или отделов для представления различных перспектив и проведения экспертизы проектных стратегий, планов и результатов.
	Проверки адекватности проектной команды. Другое средство своевременного предупреждения проектных проблем - проектная команда. Эти люди по необходимости знакомы с трудностями и планом действий, а значит, способны сформулировать особые задачи. Менеджер проекта должен планировать регулярные совещания, на которых члены команды могут отчитаться о текущем состоянии проекта, о его реализации и высказать соображения, касающиеся настоящих и будущих проблем, в порядке обсуждения.
	Контрольные проверки. Эти проверки, осуществляемые главным управлением, должны быть спланированы так, чтобы охватить все пункты и дать уверенность в том, что разработка проекта соответствует приоритетам и направлениям деятельности компании, а также помочь администрации составить представление о продвижении проекта.
	Финансовые проверки. Аудитор компании может также проверять реализацию проекта и, по завершении, осуществление финансирования. Во время финансовых проверок аудитор контролирует результаты финансирования, чтобы убедиться в его правомерности. Эти действия являются не просто традиционным аудитом; это проверка и процесса и результата.

9.3. Плановые и управленческие проверки

В каждом проекте существуют пункты, по которым он проверяется, и руководство может принять решение, касающееся перспектив проекта и необходимых корректирующих действий. Хотя проектные проверки могут проводиться в любое время после того, как решение о финансировании принято, наиболее эффективны они на ранних стадиях проекта. Эти ранние проверки позволяют быстро отреагировать на последствия принятия решений. Путем сравнения в различное время ожидаемых результатов из БК с актуальными результатами можно установить, не упущены ли во время анализа какие-либо ключевые факторы, какие исходные положения больше не действительны, какие условия окружающей среды изменились и поддаются ли управлению риски.

Проектные проверки, сделанные во время реализации проекта, могут привести к пересмотру анализа, послужившего основой решения. Эти проверки дают руководству возможность оценить все влияние финансирования и уменьшить, если необходимо, потенциальные неконтролируемые затраты – денежные или временные. Результаты проектных проверок могут указать на то, что финансирование должно быть прекращено.

Кроме проверки развития проекта, его финансирование также должно быть предметом тщательной проверки. Следует запланировать, по меньшей мере, три финансовые проверки.

9.3.1. Структура плановых проверок

Эти проверки должны проводиться сразу после вложения денег в проект. Крупные проектные проверки планируются так, чтобы они совпадали с отпуском средств на проект. При таком подходе спонсор проекта отпускает лишь средства, необходимые до следующей плановой проверки. Реализация проекта проверяется в каждом планируемом пункте или в момент отпуска средств. После проведения проверки руководство компании может решить, продолжать ли реализацию проекта по плану, модифицировать проект или систему его финансирования, или даже прекратить реализацию проекта, ограничившись потерей отпущенной к тому моменту суммы.

Проверки финансирования могут совпадать с проектными проверками во время реализации проекта.

	Первая финансовая проверка должна быть проведена не позднее середины проекта, когда уже видны результаты реализации.
	Вторая – в конце реализации проекта, когда результаты начинают использоваться в продукции.
	Последняя проверка должен быть проведена, когда результаты проекта используются от 6 месяцев до года.
	Точные данные для этих проверок должны, в идеале, ограничиваться хронометражем результатов финансирования. Этот хронометраж должен быть точно указан в финансовом плане.

9.3.2. Структура внеплановых проверок

Кроме плановых проверок, проект и БК подвергаются проверке в случаях, когда:

	происходит реорганизация компании;
	новое законодательство влияет на целевые бизнес-функции;
	потеряны главные результаты;
	меняется проектная среда;
	основная технология подвергается существенным изменениям.

6.4. Выбор участников проверки

Лица, способные повлиять на успех проекта, должны быть главными и активными участниками проверки с самого начала. Их роли строго определены, как описывается ниже:

9.4.1. Заказчики

Заказчики гарантируют, что финансирование принесет желаемые результаты; они отвечают за финансирование. Заказчики должны требовать проведения регулярных проверок проекта и играть активную роль в процессе проверки. Более того, заказчики являются единственной стороной, которая может изменить параметры финансирования.

9.4.2. Инвестор

Являясь главным действующим лицом в вопросе финансирования, инвестор нуждается в подтверждении того, что деньги расходуются в соответствии с целями. Для этого инвестор должен входить в контрольный комитет. В некоторых случаях инвестором может быть заказчик.

9.4.3. Внутренние и внешние стороны

Менеджеры проекта и IТ–менеджеры, не участвующие в проекте, составляют экспертную команду, которая дает оценку развитию проекта. Они могут быть как сотрудниками компании, так и представителями других организаций.

9.4.4. Независимые контролеры

Независимые эксперты могут быть привлечены для того, чтобы с непредвзятой точки зрения оценить проектную среду и продвижение по основным пунктам.

9.4.5. Аудитор

Аудитор проводит периодические финансовые проверки. Аудитор проверяет финансирование с целью определить, достигаются ли основные цели, обозначенные в БК.

6.5. Эффективное управление проверками

Утвержденный анализ финансирования призван сформировать основные критерии, используемые при проектных проверках. Схема результатов проекта, основанная на анализе финансирования, устанавливает временные критерии для проектных проверок.

Результаты проверки эксперты должны сравнить с результатами подобных успешных проектов и дать соответствующие рекомендации заказчикам и инвестору. После каждой проверки инвестор должен распорядиться о прекращении или продолжении финансирования. Финансирование может быть прекращено, по крайней мере на время, по одной из следующих причин:

	Не достигнуто соглашение, каким образом проводить проверку.
	Проверка показала, что большинство ожидаемых результатов не достигнуто.
	Существуют изменения утвержденного анализа финансирования, и не ясно, понимает ли заказчик смысл этих изменений.
	Изменения утвержденного анализа финансирования приняты, однако дополнительное финансирование этих изменений не производится или заказчик не готов принять новые риски.

При итоговой финансовой проверке заказчик должен познакомить аудитора с достигнутыми и ожидаемыми результатами финансирования, а аудитор должен сделать заключение об успехе финансирования.

Заключение

Проектные проверки дают возможность следить за ходом реализации проекта. Решите на ранней стадии процесса, кто должен участвовать в проверках. Также определите, какие результаты должны быть получены и когда, для подготовки схемы проверок. Сроки проверок должны совпадать со сроками отпуска средств и проект должен быть структурирован таким образом, чтобы не возникло вопроса о его закрытии на ранних этапах. Важно следить за финансированием с первого потраченного доллара до того, как итог реализуется в продукции.

Составлено на основе обощения и доработок материалов, представленных на сайте
www.cio-dpi.gc.ca

См. оригинал ( Англ. Разработка и использование БК в IT-проектах )

E-MAIL

Revised: апреля 08, 2002

Неплохой вариант для нового бизнеса купить юридический адрес в москве от собственников . в контакте статусы . покраска автомобиля, кузовной ремонт автомобилей.

Используются технологии uCoz